Легитимация подписи

Еще один интересный функционал, предлагаемый новым нотариальным порталом для граждан, - это возможность 100%-ного онлайн-управления нотариальной легитимацией квалифицированной электронной подписи, размещенной на электронном документе, что может быть очень полезно для граждан и профессионалов во множестве областей.

Сейчас мы рассмотрим, как получить доступ к этой опции, для чего она нужна и какие шаги нужно выполнить.

Что такое легитимация подписи?

Одной из обычных функций, выполняемых нотариусами, является нотариальное заверение подписей, т. е. действие, при котором нотариус удостоверяет, т. е. свидетельствует третьим лицам, что подпись на документе принадлежит определенному лицу. Таким образом, благодаря нотариальному заверению подпись на документе приобретает необходимую гарантию достоверности и подлинности, что позволяет ей иметь полную силу по отношению к третьим лицам.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, cuando se construye una nueva vivienda y se pretende oficializar la misma, a través de una escritura de declaración de obra nueva (para así poderla inscribir en el Registro de la Propiedad), de conformidad con la normativa urbanística, es necesario, entre otras cuestiones, que un técnico competente (un arquitecto), emita un certificado, con firma legitimada notarialmente, que contenga la descripción de la obra nueva.<ejemplo>

Исходя из этого, истина заключается в том, что традиционно легитимация подписей осуществлялась в отношении собственноручных подписей на физических документах, то есть лицо, заинтересованное в легитимации, лично приходило в нотариальную контору, подписывало физический документ на бумаге перед нотариусом, а затем, после надлежащей идентификации, нотариус приступал к легитимации его подписи, тем самым удостоверяя перед третьими лицами, что подпись на этом документе соответствует данному конкретному лицу.

Однако на самом деле, как известно, в настоящее время, благодаря распространению новых технологий, все чаще используются электронные документы, подписанные электронной подписью. В этих случаях также часто возникает необходимость подтвердить подлинность и достоверность подписи, чтобы она имела полную силу по отношению к третьим лицам (например, в органах государственной власти, для включения в акт и т. д.).

Таким образом, новая услуга по нотариальному заверению электронных подписей отвечает этой потребности граждан и профессионалов, что на практике может быть очень полезно для специалистов в области архитектуры, права или бизнеса(например, она может быть использована для легитимации электронной подписи нового устава компании, увольнения или назначения на новую должность в компании, что подробно описано в сертификате, выданном компетентным органом, или в случае сертификации архитекторов в области строительства и градостроительства) .

Почему полезно нотариальное заверение цифровых подписей через нотариальный портал?

Благодаря новой системе, доступ к которой мы можем получить через портал "Гражданский нотариус", теперь любой человек или специалист, не выходя из дома, без поездок и лишней траты времени и денег, может с комфортом, используя свой компьютер, подписать электронный документ своей квалифицированной цифровой подписью и сразу после этого обратиться к нотариусу за его легитимацией, и сразу после этого обратиться к нотариусу с просьбой легитимизировать документ, обеспечив тем самым его полную силу перед теми, кого он касается, и все это с помощью быстрого и простого процесса, который избавляет гражданина или специалиста от ненужных поездок в нотариальную контору и, как следствие, экономит его время и деньги.

Как мы видим, это, несомненно, очень интересная функциональность, которая, несомненно, будет широко использоваться.

Как инициировать процесс нотариального заверения квалифицированной электронной подписи, проставленной на электронном документе?

Чтобы начать процесс, который позволит нам нотариально заверить квалифицированную электронную подпись, проставленную на электронном документе, прежде всего, необходимо помнить, что для этого гражданин или специалист должен быть зарегистрирован на Нотариальном портале гражданина (HERE), который является веб-сайтом, созданным Нотариальной палатой Испании для реализации всех этих новых телематических функций Закона 11/2023.

Зарегистрируйтесь, если хотите, ЗДЕСЬ вы можете найти пояснительную статью в нашем блоге, где мы подробно описываем все шаги, которые вам необходимо выполнить. Необходимо также отметить, что для того, чтобы осуществить весь этот процесс на 100% в режиме онлайн, нам потребуется квалифицированный цифровой сертификат, позволяющий идентифицировать себя и подписывать документы цифровой подписью, а также, при необходимости, программное обеспечение Auto Firma (ЗДЕСЬ вы можете скачать его). В любом случае, более подробно об этих технических аспектах вы можете прочитать в статье по ссылке.

Какие юридические аспекты мне необходимо учесть заранее?

Что касается нотариального заверения цифровых подписей, я хотел бы просто кратко упомянуть о его правовом регулировании, которое в основном предусмотрено статьей 261 Нотариального регламента( с ней вы можете ознакомитьсяЗДЕСЬ ), в которой установлено, что нотариус может нотариально заверять признанные электронные подписи, проставленные на документах в электронном формате, так что такое нотариальное заверение электронных подписей будет иметь ту же ценность, что и нотариальное заверение документов в бумажном формате.

В любом случае, нотариальное заверение электронных подписей подчиняется следующим правилам:

• Нотариус идентифицирует подписанта и проверяет действительность квалифицированного сертификата, на котором основана электронная подпись, созданная устройством для создания защищенной подписи.
• Нотариус должен засвидетельствовать подписание подписавшим лицом компьютерного файла, содержащего документ.
• Удостоверение подлинности фиксируется посредством документа в электронном формате, составленного нотариусом с использованием признанной электронной подписи.

Какие этапы включает в себя процесс нотариального удостоверения подлинности квалифицированной электронной подписи, проставленной на электронном документе, через портал "Гражданин в нотариате"?

Если вы решили заверить квалифицированную электронную подпись на электронном документе через портал Notarial Citizen, основные этапы процесса, в самом кратком виде, выглядят следующим образом:

1. Прежде всего, через портал Notarial Citizen Portal вы должны проверить свои личные данные, чтобы удостовериться в своей личности. Если вы подаете заявление как профессионал (в случае адвокатов и архитекторов), NCP проведет телематическую проверку в соответствующей профессиональной ассоциации, чтобы удостовериться в подлинности вашей профессиональной принадлежности.
2. Во-вторых, после того как вы проверили свои личные данные, настало время приложить и заверить документ или документы, легитимацию которых вы хотите подписать.
3. Наконец, после проверки документа или документов, если они еще не подписаны цифровой подписью (так как вы можете сделать это заранее), вы должны подписать их цифровой подписью (используя приложение AutoSignature в самом NCP), а затем отправить их выбранному нотариусу для заверения.

Как я могу запросить нотариальное заверение квалифицированной электронной подписи, проставленной на электронном документе?

Чтобы начать процесс нотариального заверения квалифицированной электронной подписи, проставленной на электронном документе, гражданин или специалист должен войти в NCP под своим именем пользователя и, оказавшись внутри NCP, выбрать раздел"Легитимация подписи" (левая сторона экрана).

И, оказавшись в этом разделе, выберите зеленую кнопку"Запустить приложение". 

Оказавшись в новом приложении, мы должны выполнить все этапы процесса, которые можно сгруппировать в следующие ключевые моменты:

1. Данные заявителя
2. Выбор документа
3. Подписание документов и выбор нотариуса
4. Проверка и отправка заявки

Каждый из этих этапов описан ниже, чтобы гражданин или специалист знал, как действовать дальше.

1.- ДАННЫЕ ЗАЯВИТЕЛЯ

На этом первом экране, как вы увидите, форма позволяет нам подать заявку как"профессионал" или"частное лицо":

Если мы выберем заявку как"профессионал", это даст нам доступ к выпадающему меню, где мы должны выбрать профессиональную группу, к которой мы принадлежим, то есть:

• Consejo Superior de los Colegios de Arquitectos de España (для архитекторов).
• Consejo General de la Abogacía Española (для адвокатов).

И, выбрав профессиональную группу, мы должны проверить свою личность в соответствующей профессиональной ассоциации, выбрав зеленую кнопку"Проверить личность", которая даст положительный результат, конечно же, только в том случае, если человек принадлежит к этой профессиональной группе и должным образом зарегистрирован в соответствующей профессиональной ассоциации.

С другой стороны, если мы подаем запрос как"частное лицо", то по умолчанию будут отображены наши личные данные, которые мы предоставили при регистрации в NCP.

После выполнения этого первого шага нажмите на кнопку"Далее" (справа внизу), чтобы продолжить процедуру.

2.- ОТБОР ДОКУМЕНТОВ

На втором этапе процедуры мы должны выбрать документ или документы, электронную подпись которых мы хотим заверить нотариально. Для этого на экране, показанном ниже, нажмите на синюю кнопку"Прикрепить".

После выбора появится новое окно, в котором нужно указать в выпадающем меню тип документа, а именно:

• Или"корпоративные резолюции" (для документов компании, в которых принимаются решения, касающиеся компании).
• Или вариант"Другие документы" для всех остальных случаев.

После этого мы должны нажать на кнопку"Выбрать", чтобы прикрепить наш документ для легитимации, а затем, выбрав и загрузив его, нажать на синюю кнопку"Добавить", чтобы документ был должным образом загружен. Наконец, нам остается нажать на кнопку"Прикрепить", чтобы загрузить наш документ в PNC.

После завершения этой части процедуры мы вернемся к начальному экрану фазы 2, где останется только подтвердить документ, выбрав зеленую кнопку"Validate".

После завершения процесса проверки выберите кнопку"Далее" (внизу справа), чтобы продолжить процесс.

3.- ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ВЫБОР НОТАРИУСА

На этом третьем этапе процедуры необходимо определить, был ли электронный документ уже подписан или нет:

• Если мы уже подписали его на своем компьютере с помощью квалифицированного цифрового сертификата (который должен принадлежать тому же лицу, которое подает запрос через своего пользователя), NCP обнаружит это, и в форме появится зеленая галочка"подписано":

• Если же электронный документ еще не подписан, КНП обнаружит это, и рядом с ним появится зеленая кнопка"Подписать", которую нужно выбрать, чтобы подписать документ цифровым сертификатом с помощью приложения Auto Signature, которое мы предварительно загрузили.

После того как документ подписан одним из двух способов, для завершения этого этапа остается только выбрать нотариуса, у которого мы хотим узаконить нашу подпись:

А также, при необходимости, добавить в письменном виде любые комментарии, которые могут быть интересны нотариусу.

После завершения этого шага нажмите на кнопку"Далее" (справа внизу), чтобы продолжить процедуру.

4.- ПРОВЕРКА И ОТПРАВКА ЗАЯВКИ

На четвертом, заключительном этапе процесса остается только проверить правильность выбранного документа и выбранного нотариуса, после чего нажать на зеленую кнопку"Отправить", чтобы завершить процесс:

Итак, если процедура успешно завершена, мы получим следующее сообщение об успешном завершении, а также письмо с подтверждением на наш электронный адрес с конкретным номером запроса для идентификации вашего запроса.

Как нотариальная контора заверяет подписи?

После получения вашего запроса нотариус проверит правильность всего процесса и подписи, и, если это так, приступит к переносу документа на бумагу, а также к легитимации требуемой подписи.

После завершения процедуры нотариальная контора свяжется с клиентом (через КНП или по электронной почте), чтобы отправить ему счет за услуги, а также договориться о доставке заверенного документа, что можно сделать лично в нотариальной конторе или отправив его по почте по указанному адресу.

В чем преимущества подачи заявки на квалифицированное заверение подписи через портал "Гражданин нотариус"?

Как мы только что убедились, возможность запросить нотариальное заверение квалифицированной электронной подписи, проставленной на электронном документе, является очень полезной функцией для граждан и профессионалов в области права, бизнеса или архитектуры, поскольку любой человек, не выходя из дома, с помощью своего компьютера, выполнив простую процедуру, может подписать документ цифровой подписью, а затем запросить нотариальное заверение этой подписи. Таким образом, это:

• Это удобно и экономит время, так как вам не нужно идти в нотариальную контору, чтобы оформить запрос.
• Потому что вы можете легко, быстро и просто заверить свою электронную подпись у выбранного вами нотариуса, например, если ваш доверенный нотариус находится в Барселоне, вы можете попросить его заверить эту подпись и отправить ее на ваш домашний адрес по почте, независимо от того, в каком городе он находится.

В общем, как мы видим, этот онлайн-процесс сэкономит вам массу времени и обеспечит гораздо больше легкости и комфорта, что, несомненно, является очень положительным моментом, учитывая бешеный темп работы и обязательств, которые есть у большинства из нас в наши дни.

У меня есть юридические вопросы о легитимации подписей, где я могу найти соответствующую информацию, которая поможет мне их разрешить?

Если у вас остались сомнения в том, что такое нотариальное заверение подписи, для чего оно нужно и т.д., помимо тех советов, которые вам, конечно же, даст ваш нотариус, ЗДЕСЬ вы можете найти соответствующий раздел нашего сайта, где вы найдете много интересной информации об этой процедуре, которая, несомненно, будет очень полезна для вас, чтобы досконально знать все, что нужно знать при нотариальном заверении подписи.

Если у меня возникнут проблемы с NCP, могу ли я подписать документ лично в нотариальной конторе?

Конечно, в этом нет никакой проблемы. Если вы уже начали подавать заявление, но по каким-либо причинам (например, технические проблемы с компьютером, цифровым сертификатом и т. д.) не можете завершить процесс, вы можете лично обратиться в местную нотариальную контору, чтобы подписать документ там и заверить подпись традиционным способом.

Как я могу разрешить любые сомнения, которые у меня могут возникнуть в отношении процесса легитимации цифровой подписи?

Конечно, если у вас есть какие-либо сомнения по поводу этого процесса, команда нотариальной конторы Jesús Benavides готова ответить на них. Вы можете связаться с нами через наш веб-сайт(ЗДЕСЬ), и наши специалисты с удовольствием помогут вам во всем процессе, если у вас действительно есть возможность и намерение узаконить свою цифровую подпись в нашей нотариальной конторе.