Публичная регистрация корпоративных решений

В соответствии со статьей 107 Положения о реестре компаний, решения общего или специального собрания или собрания и решения коллегиальных административных органов могут быть преобразованы в публичный акт на основании протокола или книги протоколов, нотариального подтверждения или заверения решений. Аналогичным образом, это может быть сделано и на основании заверенной копии протокола, когда решения зафиксированы в нотариальном акте.

Поэтому при оформлении соответствующего акта заинтересованные компании должны предоставить один из вышеупомянутых документов, в котором зафиксированы все соглашения и обстоятельства их принятия, необходимые для суждения о законности соглашений.

Это необходимо, поскольку акт публичного исполнения корпоративной резолюции должен содержать все обстоятельства, необходимые для действительности резолюции, и в соответствующих случаях нотариус заносит в акт опубликованное уведомление о созыве или заверяет нотариальную запись об этом.

Во многих случаях для компаний является спорным или сомнительным вопрос о том, кто имеет право явиться к нотариусу для оформления соответствующего акта для преобразования корпоративных решений в публичный акт. Мы постараемся ответить на этот вопрос ниже, чтобы те, кто заинтересован в этом типе документа, имели четкое представление о том, кто и как должен действовать в зависимости от типа резолюции и органа, ее издающего:

1) В соответствии со статьей 108 Регламента Регистра компаний, касающейся лиц, уполномоченных на нотариальное заверение, нотариальное заверение решений компании, принятых общим или специальным собранием или коллегиальным административным органом, возлагается на лицо, уполномоченное на их заверение, которое, в силу статьи 109 вышеупомянутого регламента, является лицом, уполномоченным на заверение протоколов и решений коллегиальных органов коммерческих компаний:

• В случае, если компания управляется советом директоров, секретарю и, если применимо, заместителю секретаря совета директоров, независимо от того, является ли он/она директором. Сертификаты всегда выдаются с одобрения председателя или, в соответствующих случаях, заместителя председателя данного органа.
• Единственный директор или любой из нескольких директоров, когда компания управляется данным типом административного органа.
• Администраторам, имеющим полномочия на представительство в случае совместного или объединенного управления.

Во всех этих случаях будет необходимо, чтобы лица, выдающие сертификат, имели свою позицию, действующую на момент выдачи, поскольку для регистрации соглашений, содержащихся в сертификате, позиция сертифицирующего лица должна быть зарегистрирована до или в то же время.

И в любом случае, с формальной точки зрения, следует помнить, что соглашения, не зафиксированные в утвержденных и подписанных протоколах или нотариальных актах, не могут быть заверены.

2) Решения единственного акционера, зафиксированные в протоколе за его подписью или подписью его представителя, могут быть реализованы и оформлены самим акционером или директорами компании.

3) Оно также может быть осуществлено любым из членов административного органа, имеющим действительное назначение и зарегистрированным в Торговом реестре, если они были прямо уполномочены на это в корпоративном акте или на собрании, на котором были приняты решения.

4) Преобразование в публичный документ любым другим лицом требует предоставления соответствующей доверенности, которая может быть общей для всех видов решений, в этом случае она должна быть зарегистрирована в Торговом реестре. Данная процедура не применяется для преобразования корпоративных решений в публичный акт, если основанием для такого преобразования является протокол или нотариальное свидетельство.

Следует также иметь в виду, что если Коммерческий регистр был закрыт по причине отсутствия депонирования счетов, лицо, преобразующее корпоративные решения в публичный документ, должно указать это обстоятельство в акте.

Наконец, читателям также следует знать, что полномочия по выдаче справок о протоколах или решениях собрания владельцев облигаций возложены на комиссара собрания владельцев облигаций (статья 110 Положения о реестре компаний). 

Таким образом, необходимо учитывать следующие конкретные вопросы:

1. Лицо, выдающее сертификат, должно иметь действующий и зарегистрированный титул, что видно, в частности, из решений Главного управления по вопросам правовой определенности и общественной веры от 26 февраля 2013 года и 24 апреля 2014 года. Таким образом, если будет установлено, что он не действует на основании свидетельства, представленного позднее, регистрация предыдущего свидетельства может быть приостановлена.
2. Сертификат также может быть выдан генеральным директором компании при условии, что это полномочие присвоено ему или ему переданы все полномочия, делегированные ему законом и уставом компании.
3. В случае решений единственного акционера, если последний является юридическим лицом, полномочиями по удостоверению таких решений может также обладать доверенное лицо или добровольный представитель единственного акционера (резолюция Руководящего комитета от 1 июня 2005 года).
4. Аналогичным образом, доктрина Главного управления по вопросам правовой определенности и публичной веры также признала действительным удостоверение договоров, выданных единственным акционером, когда последний не зарегистрирован в Торговом реестре (постановление от 22 апреля 2014 года). 
5. В случае ликвидации компании и увольнения ее директора, последний не может обнародовать решения компании, даже если он специально уполномочен на это собранием акционеров, поскольку в случае ликвидации компании его увольнение действует ope legis (решение от 26 февраля 2013 года).
   

В сертификате, который может быть выдан, соглашения, на которые должен ссылаться акт, должны быть логически зарегистрированы, со всеми требованиями, которые по закону необходимы для искомого изменения или соглашения.

Аналогичным образом, для того чтобы Коммерческий регистратор мог судить о действительности и законности соглашения, доктрина Главного управления по вопросам правовой определенности и общественной веры установила в своих постановлениях обязательное включение списка участников, их подписи и принятия повестки дня (постановление от 17 апреля 1999 года), а также большинства, которым приняты соглашения (постановление от 6 июня 2013 года).

Кроме того, читателям интересно иметь в виду следующие конкретные ситуации:

• Можно допустить заверение, расшифровка которого содержится в самом акте (постановление ДГРН от 7 апреля 2011 года).
• В случае противоречия между решениями, указанными в сертификате, или между решениями, указанными в сертификате, и другими документами, находящимися на рассмотрении, это приведет к приостановке записи в Торговом реестре (решение от 21 декабря 2010 года).
  

В соответствии со статьей 111 Регламента Регистра компаний, касающейся заверений, выданных незарегистрированным лицом, необходимо знать, что заверение решения о назначении владельца должности с удостоверяющими полномочиями, выданное назначенным лицом, будет иметь силу только в том случае, если оно сопровождается достоверным уведомлением о назначении предыдущего владельца с зарегистрированным офисом по адресу последнего согласно Регистру. 

Таким образом, можно будет нотариально заверять решения компании с помощью сертификата, выданного незарегистрированным лицом, при условии, что это лицо было назначено на должность с полномочиями по заверению (например, единоличный или совместный администратор компании), и об этом обстоятельстве было надлежащим образом уведомлено лицо, ранее занимавшее эту должность и зарегистрированное на тот момент. 

Это уведомление заполняется и считается сделанным любым из способов, указанных в статье 202 Регламента нотариата, т.е. путем направления судебной повестки заказным письмом с уведомлением о вручении или путем непосредственного вручения адресату самим нотариусом.

В этой связи следует отметить, что согласно доктрине Главного управления по вопросам правовой определенности и общественной веры, в случае, если первое уведомление по почте не увенчалось успехом, необходимо попытаться повторно уведомить нотариуса лично (постановления от 16 декабря 2013 года и 30 января 2012 года).

В этих случаях Регистратор не регистрирует заверенные соглашения до истечения пятнадцати дней с даты записи о подаче, в течение которых предыдущий держатель может возражать против регистрации записи, если он может доказать, что подал уголовную жалобу за ложное заверение или если он может иным образом подтвердить отсутствие подлинности указанного назначения. В этом крайнем случае, если подача жалобы аккредитована, это обстоятельство должно быть зафиксировано на полях последней записи, которая аннулируется после разрешения жалобы, при этом такая запись не препятствует регистрации сертифицированных соглашений.

Несмотря на все сказанное до сих пор о необходимости уведомления предыдущего владельца, в этом не будет необходимости, если согласие предыдущего владельца на содержание сертификации подтверждено посредством его легитимной подписи на упомянутой сертификации или в отдельном документе, а также если судебное заявление об отсутствии или смерти, недееспособности или смерти предыдущего владельца должным образом подтверждено.

Наконец, следует отметить, что все разъясненное в данном вопросе относится и к регистрации соглашения о назначении должности с удостоверяющими полномочиями, которое было обнародовано назначающим лицом на основании акта или протокола или нотариальной записи об этом.