Процедуры по видеосвязи

Как мы уже упоминали, с вступлением в силу Закона 11/2023 (ЗДЕСЬ вы можете ознакомиться с ним), наконец-то появилась возможность подписания публичных документов посредством 100% телематического процесса, то есть без необходимости физического посещения нотариуса для оформления акта, договора или полиса, оформленного у нотариуса, в соответствии с конкретными потребностями клиента.

В связи с этим и для того, чтобы развеять все сомнения по поводу этого процесса, мы собираемся разработать очень дидактичное и наглядное практическое руководство, в котором шаг за шагом будет показано, как подписать публичный документ у нотариуса с помощью видео.

Как начать процесс видеоподписания публичного документа на Портале нотариата для граждан?

Для того чтобы начать процесс, который позволит нам подписывать публичные документы у нотариуса полностью в режиме онлайн, необходимо помнить, что для этого заинтересованная сторона должна быть зарегистрирована на Портале нотариуса (HERE), который является веб-сайтом, созданным Испанской нотариальной палатой для реализации всех этих новых телематических функций Закона 11/2023.

Зарегистрируйтесь, если хотите, ЗДЕСЬ вы можете найти пояснительную статью в нашем блоге, где мы подробно описываем все шаги, которые вам необходимо выполнить. Необходимо также отметить, что для того, чтобы осуществить этот процесс на 100% в режиме онлайн, нам понадобится квалифицированный цифровой сертификат, позволяющий идентифицировать себя и подписывать документы цифровой подписью, а также компьютер с веб-камерой и программа AutoFirma (ЗДЕСЬ вы можете скачать его). В любом случае, более подробно об этих технических аспектах вы можете прочитать в статье по ссылке.

Какие документы я смогу подписать по видеосвязи?

Действительно, благодаря Закону 11/2023 с 9 ноября 2023 года стало возможным подписывать некоторые публичные документы в электронном виде, то есть без необходимости физического посещения нотариальной конторы для личной и собственноручной подписи перед нотариусом. 

Отныне, как мы уже упоминали, некоторые официальные документы можно будет подписывать онлайн, через систему видеоконференцсвязи с нотариусом и электронной подписью (с помощью цифрового сертификата). 

Однако, как уже отмечалось, эта новая возможность не распространяется на все виды публичных документов, но в настоящее время закон ограничивает эту возможность определенными конкретными правовыми актами и сделками, которые подробно описаны ниже:

• Коммерческие полисы (в данном случае для упрощения процедуры сам закон определяет, что тот факт, что банк направляет полис в нотариальную электронную контору для подписи должником, это уже подразумевает его согласие и акцепт на кредит или кредитную операцию, которая оформляется, то есть без необходимости его явной подписи, как это должен сделать должник, если иное не предусмотрено формулировкой полиса).
• Регистрация компаний, назначения и коммерческие доверенности всех видов, предусмотренные коммерческим законодательством, а также предоставление любого другого корпоративного акта (при условии, что в случае внесения вкладов партнеров в уставный капитал они являются денежными).
• Полномочия процессуального представительства (так называемые доверенности на судебные процессы, которые нам понадобятся, когда нам придется предстать перед судом и нанять адвоката и солиситора), для действий в государственных органах, а также избирательные полномочия и доверенности на конкретные действия. Однако уполномочить генеральные или превентивные доверенности в режиме видеоконференции не удастся.
• Отмена доверенностей (за исключением профилактических генеральных доверенностей ).
• Платежные письма и аннулирование залога (например, аннулирование ипотеки).
• Протокол общего собрания и протокол обращения в строгом смысле слова (или проявления).
• Свидетельства легитимации подписей.
• Завещания в ситуации объявленной эпидемии (на время заключения в тюрьму).
• Декларации о новом строительстве без прекращения кондоминиума, а также преюдициального права собственности и раздела горизонтальной собственности.
• Примирение (если нотариус не считает физическое присутствие желательным для успешного завершения дела).
• Те правовые акты и сделки, для которых в соответствии с их характером оно установлено нормативными актами.

Как я могу создать запрос на Портале нотариата для граждан, чтобы подписать публичный документ у нотариуса?

Как и во всем, что происходит в жизни, нет ничего лучше практического примера, чтобы понять, как подписать публичный документ с помощью видео.

<ejemplo>Así pues, supongamos que Juan, un ciudadano español, quiere invitar a su casa, a su sobrina Amina, de nacionalidad marroquí y licenciada en Medicina, para cursar un Master en Salud Pública en la Universidad de Barcelona, con una duración de 9 meses.<ejemplo>

<ejemplo>Amina ha comenzado a cursar la autorización administrativa correspondiente para obtener el Permiso de estudio necesario para poder permanecer, de forma legal, en España, este plazo de 9 meses en los cuales cursará su Master.<ejemplo>

<ejemplo>Según le han requerido las autoridades españolas, Amina necesita un acta de manifestaciones, autorizada ante Notario, en la que su tío Juan, que es la persona que la acogerá estos 9 meses, manifieste que asume las responsabilidades económicas, de alojamiento y manutención de su sobrina Amina, manifestando que cuenta con los medios económicos suficientes para hacerse cargo de la misma durante este plazo de tiempo.<ejemplo>

Итак, если Хуан хочет подписать нотариальный акт по видеосвязи телематическим способом, первое, что он должен сделать, это зайти на Нотариальный портал гражданина и, оказавшись внутри NCP, выбрать опцию"Акты" (вверху слева), а в ней - опцию"Демонстрационные акты":

И в этом разделе выберите опцию"Запустить приложение" (зеленая кнопка), чтобы начать процедуру:

Итак, прежде всего, появится экран, соответствующий сторонам, т.е. лицу или лицам, которые будут подписывать нотариальный акт. 

Здесь по умолчанию отображаются персональные данные пользователя, осуществляющего процедуру на Нотариальном портале гражданина, так что, если все правильно (а только этот человек должен подписывать нотариальное действие), нужно просто выбрать зеленую кнопку"Далее", чтобы продолжить процедуру:

На втором экране процедуры система позволит нам, при необходимости, добавить документ, в котором, например, мы можем подробно изложить содержание всех заявлений, которые мы хотим включить в наш нотариальный акт.

После того как документ добавлен, просто нажмите на зеленую кнопку"Далее", чтобы продолжить процедуру:

На третьем экране процедуры необходимо выбрать нотариуса, у которого мы хотим подписать декларацию о декларировании:

Кроме того, при необходимости мы сможем добавить замечания для нотариуса (например, детали, которые мы хотим, чтобы он принял во внимание при составлении нашего документа, предпочтения относительно дня и времени подписания, сомнения и т.д.).

Здесь также нужно выбрать опцию"Видеоконференция", если мы действительно хотим подписать нотариальный акт онлайн, как в данном случае.

После выполнения этих шагов просто нажмите на зеленую кнопку"Далее", чтобы продолжить процедуру:

На последнем этапе, соответствующем разделу"Подтверждение и отправка", появится резюме нашего запроса со всеми включенными в него данными (участвующие стороны, добавленные документы, выбранный нотариус и т. д.).

Итак, если все в порядке, просто примите "Политику конфиденциальности" NCP и завершите процесс, выбрав зеленую кнопку"Отправить запрос":

‍

Если процесс был выполнен правильно, появится следующее сообщение:

Отсюда выбранный нотариус получит ваш запрос и, проверив его, свяжется с вами (по телефону, электронной почте и т. д.), чтобы выяснить детали вашего запроса и, исходя из этого, подготовить проект нотариальной записи о декларациях (который, в случае необходимости, также будет отправлен вам по электронной почте, чтобы вы могли с ним ознакомиться).

Итак, если все в порядке, вам остается только договориться с нотариусом о дне и времени, когда вы хотите подписать акт изъявления по видеосвязи, чтобы после назначения встречи нотариальная контора через вашего пользователя портала Notarial Citizen Portal назначила вам встречу для подписания нужного вам акта по видеосвязи.

Какие предварительные действия необходимо предпринять, прежде чем я смогу подписать свой публичный документ через портал "Гражданин в нотариате"?

Согласно нашему примеру, перед тем как поставить видеоподпись на нотариальном акте (или любом другом нужном нам государственном документе), мы должны выполнить предыдущий шаг, а именно подтвердить наш электронный сертификат. 

Для этого, зайдя в PNC, вы должны выбрать опцию"ЭЛЕКТРОННЫЙ СЕРТИФИКАТ" (синяя кнопка, которая появляется в левой нижней части главного экрана), а в ней - опцию"Подтвердить электронные сертификаты":

В этой опции мы должны выбрать раздел"Проверить сертификат третьей стороны":

Поэтому, попав в этот пункт, мы должны выбрать зеленую кнопку"Начать проверку":

На этом этапе появится следующий экран, на котором нужно нажать кнопку"Открыть", чтобы получить доступ к приложению AutoSignature (которое позволит вам подписать нотариальный документ в электронном виде в конце процесса).

После этого появится следующее окно с цифровым сертификатом для проверки, который необходимо выбрать для правильной проверки:

Наконец, если процедура была выполнена правильно, появится следующее подтверждающее сообщение:

Как будет выглядеть акт видеоподписания моего публичного документа?

В назначенную дату и время нотариус зайдет на портал "Гражданин" со своим пользователем и откроет доступ к запланированной встрече, чтобы началась видеоконференция, как показано на следующем изображении:

Заинтересованное лицо за несколько минут до назначенного времени должно зайти на свой пользовательский портал "Гражданский нотариус" и выбрать раздел"МОИ ЗАЯВКИ", где будет назначена встреча для видеоподписания декларационного акта:

В нашем случае, например, мы смоделируем подписание протокола демонстрации 9 января, в 11 часов утра.

Поэтому в 11.00 заинтересованная сторона должна выбрать синюю кнопку"Видеоконференция", чтобы после разрешения нотариуса обе стороны соединились по видеосвязи:

В ходе этого действия нотариус сначала подтверждает личность явившегося, после чего выводит на экран подписываемый документ, чтобы перейти к его полному прочтению перед клиентом:

После того как документ будет прочитан и все сомнения и вопросы клиента будут разрешены, если все будет правильно и заинтересованная сторона пожелает подписать документ, начнется процесс подписания, в ходе которого нотариус включит устройство подписи, чтобы клиент подписал документ своим квалифицированным цифровым сертификатом, после чего нотариус также подпишет его своим соответствующим цифровым сертификатом, тем самым должным образом утверждая и заверяя данный публичный документ, после чего видеоконференция будет завершена.

Как я получу копию своего публичного документа?

Получение копии вашего официального документа будет осуществляться удобным для вас способом, например, так:

• Вы можете физически забрать свою заверенную копию в нотариальной конторе.
• Вы можете попросить, чтобы авторизованная копия была отправлена по почте на ваш домашний адрес (разумеется, за ваш счет).
• Или, если это применимо, вы можете выбрать получение заверенной копии в электронном формате, в этом случае нотариальная контора вышлет вам документ с защищенным кодом проверки (или CSV).
• В этом случае из нотариальной конторы мы отправим вам электронное письмо с прикрепленным PDF, в котором вы найдете CSV вашей электронной авторизованной копии, которую вы сможете проверить (и, следовательно, получить доступ к документу, когда захотите) через сам NCP (ЗДЕСЬ).

В любом случае, какой бы способ вы ни выбрали, после получения копии нотариальная контора вышлет вам счет за весь процесс, и вы сможете приступить к оплате нотариальных сборов (либо оплатить их физически в самой нотариальной конторе, либо банковским переводом).

Могу ли я подписать публичный документ по видеосвязи у выбранного мной нотариуса?

На самом деле, у вас есть все возможности для видеоподписания публичных документов у выбранного вами нотариуса через портал "Гражданский нотариус", так что, например, если вы живете в небольшом городе, где нет нотариуса, вы можете подписать документ у выбранного вами нотариуса в Барселоне, без необходимости ехать, со всеми вытекающими отсюда удобствами и экономией времени и денег.

Как мы видим, новый способ подписания публичных документов означает повышение уровня конкуренции в нотариальном секторе, что, несомненно, будет способствовать улучшению качества услуг, которые мы предоставляем всем гражданам, с очевидными преимуществами, которые это несет для общества в целом.

В чем преимущества видеоподписания публичного документа в режиме онлайн через портал "Нотариус для граждан"?

Как мы только что убедились, возможность подписать государственный документ на 100% в режиме онлайн - очень полезная альтернатива для любого гражданина, поскольку любой человек, не выходя из дома, с помощью своего компьютера, следуя простой процедуре, может подписать определенные государственные документы, что может быть очень полезно:

• Это удобно и экономит время, так как вы избежите лишних поездок в нотариальную контору и сможете потратить свое время и деньги на другие, более выгодные дела.
• Потому что вы можете легко, быстро и просто оформить нотариальный документ у выбранного вами нотариуса, например, если ваш доверенный нотариус находится в Барселоне, а вы живете в Мадриде, вы можете подписать документ онлайн у этого нотариуса в Барселоне без необходимости ехать (с последующей экономией времени и денег, которую это может повлечь за собой).
• Ведь благодаря этому каналу, при необходимости, вы можете провести видеоконсультацию с доверенным нотариусом, чтобы разрешить все сомнения и опасения, которые у вас могут возникнуть по этому поводу, что позволит вам подписать нотариальный документ гораздо более информированным образом.
• Ведь благодаря этому процессу вы сможете получить проект вашего публичного документа на дом, чтобы спокойно и без спешки просмотреть его, как, когда и с кем хотите.

Одним словом, как мы видим, этот онлайн-процесс сэкономит вам массу времени и даст гораздо больше легкости и удобства, так что в этом, несомненно, есть много преимуществ.

Могу ли я подписать публичный документ по видеосвязи, не отправляя форму через Гражданский портал нотариата?

Конечно, с этим нет никаких проблем. 

Если вы четко представляете себе процесс, всю собранную информацию и знакомы с тем, как работает видеоподпись на Портале нотариуса, вы можете связаться с нотариальной конторой любым способом (например, по электронной почте), отправить им всю документацию и информацию, необходимую для подготовки проекта вашего документа, и, когда все будет готово, нотариальная контора просто создаст запись на видеоподпись, к которой вы должны подключиться для подписания вашего публичного документа, без необходимости тратить время на заполнение всех полей формы, предоставленной NCP.

Как я могу разрешить любые сомнения, связанные с процессом подписания видео?

Конечно, если у вас есть какие-либо сомнения по поводу этого процесса, команда нотариальной конторы Jesús Benavides всегда готова ответить на них. Вы можете связаться с нами через наш сайт(ЗДЕСЬ), и наши специалисты с удовольствием помогут вам во всем процессе, если у вас действительно есть возможность и намерение зарегистрировать ваш новый SL в нашей нотариальной конторе.