Запросить копию

Еще одна очень интересная функция нового портала Notarial Citizen Portal - это возможность запросить и получить в режиме 100% онлайн любую копию публичного документа, который мы подписали у любого нотариуса в Испании, что может быть очень полезно для граждан и профессионалов во многих областях.

Таким образом, благодаря Нотариальному порталу гражданина отныне, как мы увидим, любой человек, подписавший публичный акт у нотариуса, сможет запросить копию документа в режиме онлайн. Более того, благодаря Нотариальному порталу гражданина, как мы увидим, в некоторых случаях эта копия будет архивироваться в онлайн-хранилище документов, так что она всегда будет в нашем распоряжении, хранясь в безопасном месте, что позволит нам получить к ней доступ в любое время, с любого места или устройства.

Сейчас мы рассмотрим, как получить доступ к этой опции, для чего она нужна и какие шаги нужно выполнить.

Что такое нотариальная копия?

Как известно, когда человек обращается в нотариальную контору для подписания публичного акта(например, о покупке недвижимости, принятии наследства, дарении, доверенности и т.д.), оригинал документа, подписанного в нотариальной конторе, называется матрицей, которая подшивается и хранится у нотариуса, удостоверившего этот документ.

Однако, что вполне логично, заинтересованные в этом документе лица, в соответствии с законом, имеют право получить копию своего акта, то есть дубликат подписанного ими документа, что позволит им, например, доказать свои права перед третьими лицами, зарегистрировать свои права в Земельном кадастре, заплатить соответствующие налоги, выполнить формальности с администрацией (например, зарегистрироваться в муниципальном реестре и т.д.).

Какие существуют виды нотариальных копий?

Что касается типологии существующих нотариальных копий, то необходимо уточнить, что в целом существует два вида копий, а именно

• Уполномоченные копии: Копии, состоящие из точного воспроизведения на нотариальной бумаге подписанного акта с подписью только нотариуса, которые имеют такую же доказательную силу, как и оригинал акта с подписями всех подписавших его лиц.
• Простые копии: копии, выданные нотариусом, имеющие чисто информационное значение (т.е. не имеющие юридической силы), состоящие из точной копии оригинала акта, напечатанной на белых листах, без бланка или подписи нотариуса, который их утвердил.

Также необходимо знать, что в настоящее время копии актов можно получить в двойном формате, то есть в двух разных форматах:

• Физический носитель или бумага: те, которые выпущены на физической бумаге для доставки "из рук в руки" клиенту.
• Электронное сопровождение: те, которые создаются в виде электронного документа (PDF) для отправки электронными средствами (например, через Гражданский портал нотариата, по электронной почте, с помощью USB-накопителя и т.д.). В случае авторизованных электронных копий они также генерируются с защищенным проверочным кодом, который служит для подтверждения их подлинности и имеет такую же силу, как и заверенная печатью бумажная копия.

Как я могу получить простую копию документа?

Когда вы подписываете договор у нотариуса, если вы хотите получить простую копию договора, в настоящее время существует три основных способа сделать это:

1. Физическая копия в нотариальной конторе: При подписании договора, по вашему желанию, вы сможете получить простую физическую копию, то есть распечатанную на бумаге, которая будет выдана вам "на руки", чтобы вы могли выполнить с ней необходимые формальности (например, передать ее третьему лицу, предъявить в мэрии и т.д.).
2. В электронном формате по электронной почте: Также, если вам это необходимо, вы можете попросить нотариуса отправить вам простую копию документа на вашу электронную почту, чтобы вы могли выполнить необходимые действия (например, прикрепить его в формате PDF к электронной административной процедуре и т. д.).
   
   Этот способ на сегодняшний день является очень полезным и наиболее используемым гражданами, хотя сегодня, благодаря новым функциональным возможностям Нотариального портала, которые мы рассмотрим в этом руководстве, он постепенно исчезает.

3. В электронном формате через Нотариальный портал гражданина: По сути, с этого момента, как мы увидим в данном практическом руководстве, через пользователя Нотариального портала гражданина вы сможете запросить у нотариуса простую копию любого из ваших документов, которая также будет храниться вечно в хранилище документов в самом NCP, что означает, что она всегда будет в вашем распоряжении в любое время и на любом устройстве.
   
   Как вы увидите, в этом практическом руководстве, в последующих вопросах мы покажем вам, как запросить простую копию через Нотариальный портал гражданина.

Как я могу получить заверенную копию документа?

С другой стороны, если вы подписали документ у нотариуса и вам нужна заверенная копия, у вас есть два варианта:

1. Традиционная" физическая заверенная копия: Это "традиционная" копия на бумаге с титульным листом нотариуса, у которого вы подписали договор, которая будет вручена вам "лично в руки" в нотариальной конторе (или, по вашему желанию, по почте), после того как вы подпишите свой акт, если вы того пожелаете.
2. Электронная авторизованная копия: новый формат авторизованной копии в электронном виде, которая создается с помощью Secure Verification Code (или CSV), т.е. уникального 20-значного идентификационного номера, который однозначно и безоговорочно идентифицирует каждую копию и позволяет получить доступ, проверить и впоследствии загрузить.
   
   При желании, отныне при подписании любого документа (или позже, если он вам понадобится) вы можете попросить нотариуса выдать вам такую электронную заверенную копию (оплатив соответствующую стоимость), что облегчит вам ее распространение в экономико-правовом обороте.
   
   В этом режиме гражданину (или любому другому лицу, которому отправлена CSV), чтобы получить доступ и проверить подлинность своего цифрового документа, достаточно зайти в КНП, выбрать на главной странице(ЗДЕСЬ ) опцию "Проверить электронную авторизованную копию" и ввести CSV, что позволит просмотреть и скачать документ, убедившись в подлинности и целостности данной электронной авторизованной копии.

Что такое вторая копия?

Как мы уже объясняли, когда человек приходит подписывать документ к нотариусу, после его подписания он, как правило, просит, по крайней мере, заверенную копию документа (т.е. первую копию) и, если необходимо, простую копию.

Таким образом, вторые копии - это копии, которые заинтересованная сторона запрашивает позднее подписания документа (например, через несколько месяцев или даже лет после исполнения акта), поскольку ей нужна новая копия (отсюда и название "вторая копия") для выполнения какой-либо процедуры, причем эти копии могут быть как простыми, так и авторизованными, и как в бумажном, так и в электронном формате.

В этой области, как мы увидим в данном практическом руководстве, благодаря Нотариальному порталу гражданина запрашивать и получать вторые экземпляры отныне будет гораздо проще, быстрее и оперативнее для граждан, со всеми вытекающими отсюда преимуществами.

Давайте рассмотрим, что такое вторые копии, когда они могут понадобиться, как я могу их запросить и какие новые интересные функции в этой области предлагает нам портал "Нотариус для граждан".

Когда мне нужен второй экземпляр акта?

Дело в том, что обычно, когда мы приходим к нотариусу для подписания публичного документа, клиент чаще всего берет с собой копию или копии документа (простого и/или заверенного).

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si Juan compra una vivienda en un Notario de Barcelona, lo normal es que Juan, una vez firmada la misma, solicite una copia autorizada y una copia simple de su escritura de compra, para poder acreditar que esa vivienda es suya, para poder inscribir su derecho de propiedad en el Registro, para pagar los impuestos de la operación, etc.<ejemplo>

Однако верно и то, что после заключения акта или договора в будущем может случиться так, что праводателю или заинтересованной стороне понадобится получить новую копию (второй экземпляр) этого документа по многим причинам, например, таким как:

• Потому что оригинальная копия была утеряна, уничтожена или повреждена.
• Потому что вам нужен еще один экземпляр, чтобы подарить его кому-то другому.
• Потому что человек, выдавший документ, умер, а его наследники не могут найти первый экземпляр документа.
• Потому что в то время получали бумажную или физическую копию, а теперь для выполнения определенных формальностей с администрацией или третьими лицами нужна электронная копия.

Во всех этих случаях, как мы видим, праводателю необходимо запросить новую копию акта у нотариуса, который его заверял (или, если документ очень старый, у нотариуса, у которого он находится в данный момент). Теперь эту процедуру, как мы объясним в следующих вопросах, можно легко, быстро и просто запросить через Нотариальный портал гражданина, что обеспечивает гораздо более эффективную услугу для гражданина.

Если документ был выдан более 25 лет назад, необходимо подать заявление районному нотариусу или соответствующему нотариальному объединению, в зависимости от того, у кого хранится документ.

Как традиционно запрашиваются вторые экземпляры акта?

Традиционно, чтобы получить вторую копию документа, подписанного у нотариуса, необходимо лично прийти в нотариальную контору того нотариуса, у которого вы подписывали документ, и попросить выдать вам вторую копию.

После подачи запроса нотариус удостоверится, что вы имеете на это право, и, убедившись, что закон позволяет вам получить вторую копию, сотрудники нотариальной конторы приступят к выдаче второй копии, что обычно занимает несколько дней.

После выдачи и подписания нотариусом, административный отдел нотариальной конторы свяжется с вами, чтобы сообщить о завершении поручения, после чего, когда вы оплатите соответствующие сборы, ваш экземпляр будет доставлен вам в запрашиваемой вами форме:

В случае с простыми копиями:

• Физическая доставка в нотариальную кон тору (или по почте на выбранный вами адрес, по желанию и при условии оплаты соответствующей стоимости).
• Отправка в электронном формате по электронной почте.

В случае авторизованных копий:

• Физическая доставка в нотариальную кон тору (или по почте на выбранный вами адрес, по желанию и при условии оплаты соответствующей стоимости).
• ‍Предоставлениеэлектронной авторизованной копии путем отправки соответствующего CSV.

Таким образом, традиционная процедура получения вторых копий подразумевает необходимость поездки гражданина или специалиста, запрашивающего их, с последующей потерей времени и денег на эту административную задачу.

Какие новые возможности предоставляет портал "Гражданин в нотариате" для получения вторых копий наших документов?

Нотариальный портал гражданина привносит новые возможности в процедуру получения вторых копий наших документов, ведь, как мы увидим, отныне любой гражданин сможет ознакомиться со всеми документами, подписанными с 1 января 2007 года по сегодняшний день, и запросить в режиме онлайн 100-процентные вторые копии своих документов, что, как вы понимаете, является большим достижением, которое сэкономит много времени и денег для людей, нуждающихся в проведении этой процедуры.

В частности, благодаря нотариальному порталу "Гражданин", как мы увидим, отныне мы сможем:

• Запросите простые копии наших документов, которые мы получим в электронном виде через портал "Гражданский нотариус".
• Запросить заверенные копии наших документов, которые, однако, в настоящее время могут быть выданы только в физическом или бумажном формате, чтобы получить их в самой нотариальной конторе (или в другой, более близкой к нашему дому) или отправить заказным письмом по указанному адресу.

Сейчас мы посмотрим, как можно запросить вторые копии наших документов через портал "Гражданский нотариус".

Как я могу получить доступ к Порталу нотариуса для граждан, чтобы запросить вторую копию моего документа?

Для того чтобы иметь возможность запросить вторую копию акта онлайн, прежде всего, необходимо помнить, что для этого гражданин должен быть зарегистрирован на Портале нотариуса (ЗДЕСЬ), который представляет собой веб-сайт, созданный Нотариальной палатой Испании для реализации всех этих новых телематических функций Закона 11/2023.

Зарегистрируйтесь, если хотите, ЗДЕСЬ В нашем блоге вы можете найти пояснительную статью, где подробно описаны все шаги, которые вам необходимо выполнить.

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы запросить вторую копию через портал "Гражданин в нотариате"?

Если вы решили подать заявление на получение второго экземпляра любого из ваших документов через портал Notarial Citizen, то основные этапы этого процесса, в самом кратком виде, следующие:

1. Во-первых, через портал "Гражданин нотариус" вы должны отправить нотариусу свой запрос, в котором необходимо указать, какая именно копия вам нужна, а также тип копии.

2. Во-вторых, после отправки запроса нотариус приступит к его обработке. Для этого, проверив вашу легитимность или право на получение копии, он составит смету на копию, которую отправит вам через нотариальный портал. Получив ее, вы сможете произвести оплату через сам NCP, после чего нотариус выдаст запрашиваемую копию или копии. 

3. Наконец, после обработки запроса нотариус отправит вам копию либо через портал "Гражданин нотариус" (если вы запросили простую копию), либо, если вы запросили заверенную копию, он отправит ее вам по почте или предоставит ее для получения в своей нотариальной конторе.
   
   В этой связи необходимо отметить, что на данный момент NCP не позволяет отправлять электронные авторизованные копии с CSV, которые, в случае необходимости, могут быть запрошены во время подписания.

Как я могу запросить вторую копию документа через портал "Гражданин в нотариате"?

Чтобы начать процесс запроса копии одного из своих актов, граждане или специалисты должны войти в NCP под своим именем пользователя и, оказавшись внутри, выбрать раздел"Управление копиями" (в левой части экрана).

И, оказавшись в этом разделе, выберите раздел"Копирование запросов" (в правой нижней части экрана).

После этого NCP переведет вас на следующий экран, где нужно нажать на зеленую кнопку"Начать подачу заявления":

1.- ВЫБОР НОТАРИУСА

После подачи запроса на экране появится окно, на котором необходимо выбрать нотариуса, удостоверившего документ, копию которого вы хотите получить:

После выполнения этого первого шага нажмите на кнопку"Далее" (справа внизу), чтобы продолжить процедуру.

Если нотариус не явился, можно также запросить копию, но для этого необходимо указать его данные ниже.

‍

2.- ОТБОР ДОКУМЕНТОВ

Затем, на следующем экране, вы увидите список всех документов, которые вы подписали у этого нотариуса, из которого вы должны выбрать номер протокола, соответствующий документу, копию которого вы хотите получить. 

В этом разделе мы также должны выбрать вкладку"Простая копия" или"Авторизованная копия", в зависимости от типа копии, которую мы хотим получить. 

В случае, если вы хотите получить заверенную копию, вы также должны сообщить:

• Количество копий (например, одна или сколько угодно).
• Будет ли копия иметь силу или нет, зависит от того, какой способ нам нужен.

После завершения этого шага нажмите на кнопку"Далее" (справа внизу), чтобы продолжить процедуру.

‍

3.- ЗАПОЛНИТЕ ЗАЯВКУ И ОТПРАВЬТЕ

На этом последнем этапе процесса мы сначала увидим сводный экран с протоколами, для которых мы запросили копии:

Затем NCP даст нам возможность приложить дополнительные документы, если это необходимо для правильного рассмотрения заявления.

Наконец, если была запрошена авторизованная копия, необходимо указать форму, в которой вы хотите ее получить, т.е:

• Получив его в самой нотариальной конторе.
• Отправка заказным письмом (в этом случае оно будет отправлено по адресу, который мы указали при регистрации в NCP).
• ‍ Отправкав другую нотариальную контору (например, в нотариальную контору, расположенную ближе к нашему дому).

После выполнения этого последнего шага нажмите на кнопку"Отправить" (внизу справа), и в случае успешного завершения процесса вы увидите окно с информацией об успешном завершении процесса и номером заявки.

После этого нотариус получит только что составленный нами запрос, который он/она начнет рассматривать, как только будет проверена наша законность, дееспособность и законный интерес в запросе этой копии. 

Для этого нотариус направит нам оценку стоимости копии, которую мы получим в виде сообщения на нашем нотариальном портале (чтобы просмотреть его, перейдите в раздел"Мои сообщения").

В этом сообщении мы увидим расценки на приложение, а также возможность оплатить его (с помощью кредитной карты или платежа Bizum).

Наконец, как только оплата будет произведена, нотариус получит подтверждение платежа, после чего приступит к выдаче запрошенных нами копий.

• В случае с простой копией она будет отправлена нам через нотариальный портал, который можно найти в разделе"Управление копиями", а там же - в разделе"Мои копии".
• ‍ Вслучае заверенной подлинной копии она забирается или получается тем способом, который указан в запросе (т.е. забирается в самой нотариальной конторе, направляется в другую нотариальную контору или отправляется по почте на домашний адрес заявителя).

В чем преимущества запроса второй копии через портал "Гражданин в нотариате"?

Как мы только что убедились, возможность запроса вторых копий наших документов через NCP является очень полезной функцией для граждан и профессионалов, поскольку любой человек, не выходя из дома, с помощью своего компьютера, следуя простой процедуре 100% онлайн, может запросить, а в некоторых случаях и получить (в случае простых копий) вторые копии своих документов непосредственно телематическими средствами. Таким образом, это:

• Это удобно и экономит время, так как вам не нужно идти в нотариальную контору, чтобы оформить запрос, а затем снова идти в ту же контору, чтобы забрать документ.
• Потому что в случае с простыми копиями они будут храниться вечно в хранилище документов в самом NCP, так что у нас всегда будет доступ к ним с любого компьютера и в любое время, просто зайдя в NCP с помощью нашего пользователя.

В общем, как мы видим, этот онлайн-процесс сэкономит вам массу времени и обеспечит гораздо больше легкости и комфорта, что, несомненно, является очень положительным моментом, учитывая бешеный темп работы и обязательств, которые есть у большинства из нас в наши дни.

Существует ли какое-либо ограничение по времени для получения вторых копий через портал "Гражданин в нотариате"?

В этой связи необходимо отметить, что с помощью новой системы NCP мы сможем запрашивать вторые экземпляры актов, подписанных с 1 января 2007 года, когда был введен так называемый Единый нотариальный индекс.

С другой стороны, если речь идет о более ранних актах, их также можно запросить через NCP, введя в соответствующее поле имя нотариуса, дату оформления и номер протокола.

Для завещаний старше 25 лет необходимо обратиться в нотариальную ассоциацию того автономного сообщества, где было составлено завещание.

Следует также отметить, что для документов, подписанных 9 ноября 2023 года или позднее, возможность запросить второй экземпляр через NCP появится только по истечении примерно 15 дней с момента подписания, (документы, подписанные в первые две недели, предоставляются с 22 числа того же месяца, а подписанные во вторые две недели - с 7 числа следующего месяца, так как нотариусы рассылают документы, подписанные с такой периодичностью, раз в две недели).

Есть ли другой способ получить вторые копии моих документов в электронном формате?

Если вы хотите сделать это, и у данного нотариуса есть такая возможность, вы можете направить свой запрос непосредственно в его офис по электронной почте, и в этом случае, после оплаты соответствующих сборов, он вышлет вам вторую электронную копию (простую или авторизованную с соответствующим CSV) или по электронной почте, или с помощью любой другой существующей технической процедуры.

Как я могу разрешить все сомнения, которые у меня могут возникнуть в связи с процессом запроса вторых копий моих документов?

Конечно, если у вас есть какие-либо сомнения по поводу этого процесса, команда нотариуса Хесуса Бенавидеса всегда готова ответить на них. Вы можете сделать запрос через наш сайт, и наши специалисты будут рады помочь вам со всем процессом, если у вас действительно есть возможность и намерение узаконить свою цифровую подпись в нашей нотариальной конторе.