Нотариальный акт о проведении собрания

В связи с этим и исходя из принципа свободы выбора нотариуса для любого клиента, необходимо указать, что выбранный нотариус должен иметь территориальную юрисдикцию в месте проведения общего собрания, так что можно выбрать не просто любого нотариуса в Испании, а только того, чья нотариальная контора находится в месте проведения общего собрания.

Возможно, что у заинтересованных лиц могут возникнуть сомнения в том, что помимо функций, выполняемых нотариусом, описанных выше, присутствие нотариуса на общем собрании может иметь и другие последствия, например, удостоверение доверенности, на основании которой действуют определенные лица, или определение законности решений, принятых в рамках корпоративного органа.

В этой связи, несомненно, необходимо сослаться на положения статьи 102.3 Регламента Реестра компаний, в силу которой нотариус ни в коем случае не будет квалифицировать законность фактов, зафиксированных в документе, так что в его задачу не входит оценка законности фактов и решений, принятых на общем собрании, и тем более подтверждение их законности.

Необходимо также сослаться, в частности, на постановление Верховного суда от 12 февраля 2014 года, которое категорически исключает возможность того, что присутствие нотариуса на общем собрании подтверждает действительность представительства акционеров, которые присутствуют на собрании в лице третьих лиц. Таким образом, если кто-либо из акционеров присутствует на собрании в лице другого лица на основании доверенности, в компетенцию нотариуса не входит оценка действительности и достаточности доверенности, поскольку это не входит в число функций, возложенных на него законом для совершения данного действия.

Содержание нотариального протокола собрания определяется статьями 102 и 103 Правил торгового реестра, которые предусматривают, что в дополнение к общим обстоятельствам, вытекающим из законодательства о нотариате, нотариус должен выразить следующие обстоятельства:

1. Дата и место на территории страны или за рубежом, где проводилось собрание.
2. Дата и способ созыва собрания, за исключением случаев проведения общего собрания или всеобщего собрания.
3. Указание результатов голосования с указанием большинства, с которым была принята каждая резолюция.

В частности, он должен подтвердить следующие факты:

1. Личность председателя и секретаря с указанием их должностей.
2. Заявление председателя о том, что общее собрание правомочно, а также количество акционеров с правом голоса, присутствующих лично или по доверенности, и их доли в уставном капитале.
3. Что членами Совета не было сделано никаких оговорок или протестов в отношении вышеуказанных заявлений Председателя, а если нет, то содержание таких оговорок или протестов с указанием их автора.
4. Предложения, поставленные на голосование, и принятые решения, с дословной расшифровкой того и другого, а также заявление председателя общего собрания о результатах голосования с указанием относящихся к ним заявлений, о включении которых в протокол поступила просьба.
5. Заявления о несогласии с соглашениями и другими интервенциями, когда об этом просят, с указанием факта заявления, идентификации автора и общего смысла заявления и его буквальной формулировки, если нотариусу передается письменный текст, который прилагается к матрице.

В любом случае, нотариус может оправдать любые выступления, которые, по его мнению, не относятся к делу, поскольку не связаны с обсуждаемыми вопросами или пунктами повестки дня, а если он считает, что присутствуют обстоятельства или факты, которые могут представлять собой правонарушения, он может прервать свои действия и занести их в протокол.

Аналогичным образом, доктрина Главного управления по вопросам правовой определенности и общественной веры (см. постановление от 6 апреля 2011 года) установила, что в нотариальный протокол собрания также необходимо включать указание на дату и форму уведомления о собрании, поскольку оба вопроса являются "существенными элементами для того, чтобы Регистратор мог квалифицировать регулярность уведомления о собрании и, следовательно, решений, принятых на собрании", тем самым защищая право не присутствующих акционеров на достоверное ознакомление с уведомлением о собрании, чтобы, в случае необходимости, они могли прибегнуть к правовым средствам его оспаривания. 

В качестве формальной точности необходимо указать, что если заседания длятся два или более дней подряд, то заседание каждого дня будет регистрироваться как отдельный акт в том же документе и в хронологическом порядке.

Наконец, после завершения общего собрания нотариус закрывает нотариальный протокол, для чего он составляет протокол собрания либо на самом собрании, либо позже в своем кабинете со ссылкой на записи, сделанные на месте. В любом случае, протокол не обязательно должен быть утвержден или подписан председателем и секретарем собрания.

После закрытия собрания эти нотариальные протоколы считаются протоколами общего собрания и, как таковые, заносятся в книгу протоколов компании.

В любом случае, содержание протокола должно быть составлено скрупулезно и безупречно, без каких-либо ошибок, иначе, если акты, которые впоследствии будут оформлены в результате решений, принятых на общем собрании, будут противоречить друг другу (например, о дате проведения собрания или о согласованных вопросах), разрешение этого спора будет возложено на суды (см. в этой связи), Если же при сравнении двух документов обнаружится противоречивая информация (например, дата встречи или согласованные вопросы), то разрешать этот спор будут суды (см. в этой связи решение Главного управления по вопросам правовой определенности и общественной веры от 25 июля 1998 года).

Возможно, что лица, заинтересованные в использовании данного инструмента, могут рассмотреть возможность внесения в реестр просьбы, адресованной директорам, об обращении к нотариусу с просьбой разрешить составление нотариального протокола собрания. Эта возможность, несомненно, кажется очень интересной в ситуациях конфликта между миноритарными акционерами по отношению к большинству акционеров компании, поскольку это будет иметь следующие последствия.

Эта возможность рассматривается в статье 104 Регламента торгового реестра, которая предусматривает, что по просьбе заинтересованного лица в качестве меры предосторожности должен быть зарегистрирован предусмотренный законом запрос на нотариальный протокол собрания и публикацию дополнения к уведомлению о собрании, включающего один или несколько вопросов повестки дня.

Эта запись будет сделана на основании нотариального запроса, адресованного администраторам и сделанного в течение установленного законом срока для такого запроса (помните о минимальном сроке уведомления в 5 дней, о котором уже говорилось выше).

Как наиболее актуальный вопрос в этом отношении, вышеупомянутое положение устанавливает, что в этих случаях, после того как была сделана предупредительная аннотация, решения, принятые на собрании, к которому относится запись, не могут быть внесены в коммерческий регистр, если они не зафиксированы в нотариальном протоколе, Таким образом, данное положение обеспечивает дополнительную защиту миноритарным акционерам, поскольку если они потребуют вмешательства нотариуса, они могут зафиксировать это в реестре и обеспечить присутствие нотариуса на собрании, иначе принятые на собрании решения не могут быть должным образом внесены в коммерческий регистр.

В этом же плане спокойно высказалось, в частности, Главное управление по вопросам правовой определенности и общественного доверия в своем решении от 13 ноября 1999 года, которое подтверждает очевидный факт, что после регистрации нотариального протокола собрания в качестве превентивной меры, резолюции, принятые на собрании, проведенном другим способом, не могут быть зарегистрированы.

Наконец, предупредительная аннотация заявления о совершении нотариального акта будет отменена маргинальной пометкой, когда участие нотариуса в заседании будет должным образом аккредитовано, или когда пройдет три месяца с даты аннотации.

Как уже было указано в первом вопросе данной записи, помимо нотариального акта собрания, специфического вида, характеристики и регулирование которого были соответствующим образом описаны в этих строках, наше законодательство предусматривает существование других видов нотариальных актов, таких как акты присутствия, в которых нотариус фиксирует факты и обстоятельства, свидетелем которых он является или о которых ему известно, и которые по своей природе не являются предметом договора, подтверждая реальность или истинность факта, который мотивирует его полномочия.

Эта типовая форма протокола может быть также разрешена в контексте общего собрания коммерческой компании, как это предусмотрено статьей 105 Положения о коммерческом реестре, которая гласит, что заинтересованная сторона вполне может потребовать присутствия нотариуса на общем собрании для подтверждения определенных событий, имевших место на собрании.

Однако в качестве исключения из этого разрешения вышеупомянутое положение предусматривает, что в случае, если для составления протокола собрания привлекается нотариус, никакой другой нотариус не может предоставлять свои услуги для подтверждения фактов корпоративного акта.

Одним словом, это положение усиливает независимость работы нотариуса, так что всем гражданам должно быть ясно, что не существует "нотариусов партий", которые склонны заносить в протокол факты или заявления, выгодные той стороне, которая их запросила, поскольку нотариус является государственным должностным лицом и профессионалом в области права, подчиняющимся только верховенству права и строгому соблюдению закона. Поэтому нет необходимости в присутствии на заседании нескольких нотариусов по просьбе разных сторон, поскольку юридическая определенность гарантируется присутствием только одного из них.

В связи с этим вопросом логика подсказывает, что гонорар, полученный нотариусом при исполнении своих обязанностей, должен быть оплачен заявителем, подавшим запрос, то есть директором компании, который обратился с запросом по собственной инициативе, или, в противном случае, миноритарными акционерами, которые побудили директора обратиться к услугам нотариуса.

Однако законодатель установил в статье 203.3 Закона о компаниях капитала в качестве дополнительного механизма защиты, что гонорар нотариуса, указанный в нотариальном протоколе собрания акционеров, будет оплачен компанией, таким образом смягчая любые финансовые проблемы, которые могут возникнуть у директора или миноритарных акционеров при обращении за услугами нотариуса.

Это является дополнительной гарантией для тех, кто заинтересован в участии нотариуса в совершении нотариального действия и придает этому действию превентивную правовую определенность, предусмотренную законом и Регламентом Торгового реестра, без возможного нежелания финансового характера, влияющего на решение о необходимости его привлечения. 

Еще один вопрос, который необходимо задать, касается ситуации, которая может возникнуть, когда после обращения к нотариусу с просьбой заверить нотариальный протокол собрания, этого не происходит по какой-либо причине, например, когда некоторые акционеры существенно препятствуют этому вмешательству или когда компания утверждает, что у нее нет финансовых средств для оплаты услуг нотариуса.

В этих случаях правовым последствием отсутствия вмешательства будет недействительность решений, принятых общим собранием, что неоднократно подтверждалось судебной практикой, вынесшей решения по данному вопросу (см., в частности, решение Провинциального суда Мадрида от 28 октября 2016 года), так что такие решения не будут иметь никакой юридической силы, не смогут иметь никакого эффекта в правовой реальности и, тем более, если это применимо, не будут иметь доступа к реестру. 

Отзыв общего собрания (включая те, в которых нотариусу было предложено составить нотариальный протокол собрания) - это вопрос, прямо не урегулированный законом, поэтому мы должны обратиться к толкованию этого вопроса Главным управлением по вопросам правовой определенности и общественной веры.

В этих случаях (см. постановление от 28 июля 2014 года) центр управления определил, что это вполне возможно, при условии, что деконвокация осуществляется тем же органом, который созвал собрание, и с использованием тех же средств уведомления о деконвокации, которые использовались при созыве собрания. Если эти формальности не будут соблюдены, повестка, выданная нотариусу, будет признана недействительной.

В любом случае, следует иметь в виду, что такое отсутствие уведомления может повлечь за собой ответственность со стороны административного органа, если оно не будет должным образом обосновано, а в случае, если такое общее собрание все-таки состоится, принятые на нем решения, по логике, будут недействительными.

Чтобы запросить эти протоколы, необходимо лишь обратиться в нотариальную контору (по телефону нотариальной конторы или по электронной почте mercantil@jesusbenavides.es), доказать необходимое условие легитимности данного запроса и указать дату и место проведения собрания.

В указанную дату и время уполномоченный нотариус должен явиться в место проведения собрания для соблюдения всех формальностей, предусмотренных Законом Испании о компаниях и Регламентом реестра компаний, после чего он закроет соответствующий протокол.

По завершении встречи запрашиваемый нотариус возвращается в свою нотариальную контору и со всеми сделанными им записями составляет протокол встречи, после чего через несколько дней заверенная копия протокола может быть передана клиентам.